Prodability Academy

Un imprevisto può capitare.Quando ricapita, non è più un imprevisto.

Problem Noting è il corso per imparare a vedere, scrivere e ordinare correttamente i problemi della tua azienda, prima di cercare di risolverli.

Perché prima di trovare una soluzione devi essere certo di aver individuato il problema giusto.

Copertina del corso Problem Noting

Corso Problem Noting

Vedere, scrivere e ordinare correttamente i problemi di un sistema

Formato
Corso online in diretta
Durata
Una giornata, 9:30–12:30 e 14:30–17:00
Docente
Marco Belzani
Quota
400 € + IVA a partecipante

L'edizione di martedì 29 settembre ha esaurito i posti.

Iscriviti alla lista d'attesa

Quanti dei problemi che hai gestito questa settimana erano già capitati?

Un cliente ti chiama per sapere dov'è il preventivo che avrebbe già dovuto ricevere.

Una riunione inizia di nuovo in ritardo perché manca qualcuno o perché non è stato preparato ciò che serviva.

Un ordine viene inserito male e devi intervenire per correggerlo prima che arrivi al cliente.

Deleghi un'attività, ma quando controlli il risultato scopri che devi rimetterci mano tu.

Trovi ancora un documento compilato in modo scorretto e non è chiaro chi avrebbe dovuto verificarlo.

Sono situazioni diverse, ma hanno una cosa in comune. Non è la prima volta che succedono.

Se anche uno solo di questi ti era già capitato, non stai più gestendo un semplice imprevisto. Stai gestendo un problema che continua a ripresentarsi e che non è ancora stato risolto in modo definitivo.

Nel corso li chiamiamo problemi cronici: errori, inefficienze e imprevisti che tornano nel tempo, rendono il lavoro meno stabile e costringono continuamente a cambiare programma.

Il problema non è l'imprevisto. È il fatto che continui a tornare.

Quando qualcosa va storto una volta, devi occupartene. Quando succede 10 volte, hai dedicato 10 volte tempo ed energie allo stesso problema.

Tempo per intervenire
Attività da rifare
Programmi da modificare
Persone da richiamare
Clienti da gestire
Decisioni prese in fretta perché qualcosa è diventato improvvisamente urgente
Quanto tempo dedichi ogni settimana a problemi che avevi già incontrato? E quanti ne hai risolti definitivamente nell'ultimo mese? 2 ore? 8? Un quarto della settimana? Metà?

Se continui a dedicarci molte ore, ma ne risolvi pochi in modo definitivo, forse il problema non è la mancanza di soluzioni. Forse viene prima.

Prima di risolvere un problema, devi capire qual è il problema

È qui che si commettono più spesso 3 errori.

1

Non vediamo tutti i problemi

  • Alcuni non vengono notati.
  • Altri, a forza di ripetersi, finiscono per essere considerati normali.
  • Altri ancora vengono visti, ma nessuno li comunica.

E ciò che non viene rilevato continua a produrre conseguenze.

2

Li scriviamo male

  • «Il collaboratore non è attento.»
  • «La comunicazione non funziona.»
  • «I clienti non capiscono.»
  • «Il reparto è disorganizzato.»

Più il problema è scritto in modo generico, più sarà difficile trovare una soluzione precisa.

3

Diamo la priorità ai problemi sbagliati

  • Spesso interveniamo prima su ciò che è urgente.
  • Su ciò che crea più fastidio.
  • Su ciò che in quel momento richiama maggiormente la nostra attenzione.

Ma il problema che fa più rumore non è necessariamente quello che ha l'impatto maggiore sull'azienda.

Questi 3 errori hanno una caratteristica particolare: non sono problemi dell'azienda, ma problemi nel modo in cui l'azienda vede e gestisce i propri problemi. Per questo li chiamiamo meta-problemi.

Ed è da qui che parte il Problem Noting.

Davanti allo stesso problema, 4 persone possono vedere 4 cose diverse

Immagina questa situazione. Nel magazzino un muletto urta del materiale pronto per la spedizione e lo danneggia. Chiedi a 4 persone qual è il problema e potresti ricevere 4 risposte:

«La merce del cliente è stata danneggiata.»

«Il muletto si guida male.»

«Mancano delle regole per utilizzare il muletto.»

«Il responsabile non ha controllato abbastanza.»

L'episodio è lo stesso, ma il problema viene descritto in 4 modi diversi.

Nel corso impari a distinguere 3 livelli.

Dalla superficie

1
La conseguenzaCiò che ora devi gestire a causa di quello che è successo.
Già avvenuta
2
L'eventoCiò che è accaduto e non avrebbe dovuto accadere.
Già avvenuto
3
La lacunaCiò che mancava nel sistema e che ha permesso all'evento di verificarsi.
Puoi intervenire

Alla causa

La conseguenza è già avvenuta. Anche l'evento è già avvenuto. La lacuna, invece, può essere ancora presente. Ed è su quella che puoi intervenire.

La domanda quindi non è soltanto «come rimedio a quello che è successo?», ma «che cosa manca perché non succeda di nuovo?»

Il Problem Solving viene dopo

Prima di cercare una soluzione servono 3 passaggi.

1
Vedere il problema.Se non lo rilevi, continuerà a produrre effetti.
2
Scriverlo correttamente.Se lo descrivi in modo generico o impreciso, rischi di intervenire sul sintomo invece che su ciò che lo genera.
3
Metterlo nella giusta priorità.Se scegli il problema sbagliato, puoi investire tempo ed energie senza migliorare davvero il sistema.

Vedere, scrivere e ordinare i problemi prima di risolverli: questo è il Problem Noting.

Se ti interessa partecipare, puoi metterti in lista adesso.

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E se i problemi li vedi sempre tu?

Ci sono imprenditori e manager che vivono continuamente questa situazione.

Il risultato è che la capacità di rilevare i problemi rimane concentrata su poche persone, e chi gestisce l'azienda continua a essere coinvolto in anomalie e correzioni che potrebbero essere intercettate prima.

Per questo il Problem Noting serve anche a creare un modo comune di rilevare, scrivere e comunicare i problemi dentro l'azienda.

Cosa imparerai durante il corso

Una giornata online in diretta, dalle 9:30 alle 12:30 e dalle 14:30 alle 17:00, divisa in 5 passaggi.

1

Il Problem Noting

Che cos'è il Problem Noting e quale ruolo ha nel miglioramento di un sistema. Perché alcuni problemi vengono individuati subito mentre altri possono rimanere invisibili per molto tempo.

2

Rilevare i problemi

Da cosa dipende la capacità di vedere un problema. Perché persone diverse, davanti alla stessa situazione, possono notare cose diverse e quali sono gli ostacoli che rendono più difficile la rilevazione.

3

Scrivere i problemi

Come descrivere un problema in modo chiaro e preciso. Come distinguere ciò che è realmente accaduto dalle interpretazioni e come evitare definizioni troppo generiche per essere utili.

4

Ordinare i problemi

Come capire quali problemi affrontare per primi e costruire una gerarchia di priorità.

5

Portare il Problem Noting in azienda

Come trasformare la rilevazione dei problemi in un'abitudine condivisa e quali strumenti utilizzare per raccoglierli e organizzarli.

Cosa avrai a disposizione dopo il corso

Oltre alla giornata di formazione online in diretta, riceverai il Kit di rilevazione dei problemi aziendali.

Cosa include il kit

L'asset per la rilevazione dei problemi
Una checklist guidata per individuare i problemi nelle diverse aree dell'azienda
Un raccoglitore in cui organizzarli
+

Tutoring individuale

Una sessione dedicata ai problemi che avrai rilevato nella tua azienda

Per sapere quando sarà la prossima edizione, lascia il tuo contatto.

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Che cosa cambia davvero

L'obiettivo non è costruire un'azienda nella quale non succede mai nulla di imprevisto. L'obiettivo è smettere di gestire ogni settimana gli stessi problemi.

Più problemi riesci a individuare e chiudere, meno tempo devi dedicare alle loro conseguenze. I processi diventano più stabili, la programmazione più affidabile, e una parte del tempo che oggi viene assorbita dagli imprevisti torna al lavoro che avevi programmato.

La domanda non è soltanto«Come risolvo questo problema?»
Problem solving
Prima viene«Sto lavorando sul problema giusto?»
Problem noting

Chi ti accompagnerà durante il corso

Marco Belzani

Marco Belzani

Marco Belzani si occupa di ricerca nel campo dell'organizzazione e della produttività personale e aziendale. Dal 2007 lavora sui temi delle Scienze della Formazione, dell'Organizzazione e della Sistematizzazione. Nel 2019 ha avviato un percorso formativo rivolto a imprenditori e manager, finalizzato all'implementazione graduale di strumenti, competenze e abitudini per migliorare la gestione dei sistemi aziendali.

Le basi su cui è stato costruito il corso

Il Problem Noting parte da un principio semplice: la qualità della soluzione dipende anche dalla qualità con cui il problema viene individuato e rappresentato.

Il corso è stato sviluppato facendo riferimento a studi e lavori di 5 ambiti di ricerca.

1
Problem findingCome si arriva a individuare un problema, invece di limitarsi a risolvere quelli che qualcun altro ha già posto.
2
Razionalità limitataCome decide una mente che non può conoscere tutte le informazioni e valutare tutte le alternative.
3
Decision makingCome vengono prese le decisioni, e quanto il modo in cui una situazione viene presentata cambia la scelta.
4
SensemakingCome le persone che lavorano insieme costruiscono la loro versione di quello che sta succedendo.
5
Pensiero sistemicoCome si osserva un'organizzazione guardando le relazioni tra le sue parti, e non le parti una per una.

Riferimenti

  • Getzels, J. W., & Csikszentmihalyi, M. (1976). The Creative Vision: A Longitudinal Study of Problem Finding in Art
  • Simon, H. A. (1957). Models of Man
  • Simon, H. A. (1972). Theories of Bounded Rationality
  • Tversky, A., & Kahneman, D. (1981). The framing of decisions and the psychology of choice
  • Mintzberg, H. (1975). The Manager's Job: Folklore and Fact
  • Weick, K. E. (1995). Sensemaking in Organizations
  • Meadows, D. H. (1999). Leverage Points: Places to Intervene in a System
  • Meadows, D. H. (2008). Thinking in Systems: A Primer
  • Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization

Domande frequenti

Quanto costa il corso?
Il costo è di 400 € + IVA a partecipante. Il pagamento viene effettuato al momento dell'iscrizione a un'edizione. L'iscrizione alla lista d'attesa, invece, è gratuita e non comporta alcun impegno.
Il corso si tiene in presenza o online?
Online, in diretta streaming. Non è una registrazione.
Servono conoscenze o competenze specifiche?
No. Non sono richieste competenze specifiche per partecipare.
Il corso è utile anche ai collaboratori?
Sì. Il Problem Noting riguarda sia chi gestisce l'azienda sia chi lavora nelle attività operative. Può essere particolarmente utile coinvolgere le persone che hanno responsabilità su processi o attività chiave: quando più persone imparano a rilevare e scrivere i problemi utilizzando gli stessi criteri, diventa più semplice confrontarsi su ciò che sta succedendo e decidere come intervenire.
Se mi iscrivo e poi non riesco a partecipare?
Puoi spostare la partecipazione a un'edizione successiva senza costi aggiuntivi comunicandolo almeno 7 giorni prima dell'inizio del corso a assistenza@prodability.com. Per le disdette comunicate nei 7 giorni precedenti l'inizio viene trattenuto un importo di 50 € + IVA a copertura delle spese, perché non è più possibile riassegnare il posto.
Posso condividere la diretta con altre persone?
No. L'iscrizione standard è individuale.
Posso registrare il corso o fotografare le slide?
No.
Come posso pagare?
Normalmente con carta di credito al momento dell'iscrizione all'edizione. Per esigenze particolari è possibile richiedere il pagamento tramite bonifico scrivendo a assistenza@prodability.com.

Quanti problemi della tua azienda stai gestendo per la seconda, terza o decima volta?

Ogni volta che un problema ritorna, devi occuparti di nuovo delle sue conseguenze. Prima di cercare un'altra soluzione, verifica 3 cose:

1Lo hai visto davvero?
2Lo hai scritto nel modo giusto?
3Gli hai dato la giusta priorità?

Se uno di questi passaggi manca, puoi continuare a intervenire sugli effetti senza riuscire a chiudere il problema.

Il Problem Noting serve a partire da qui.

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